Como manter os documentos protegidos contra desastres naturais
Como seres humanos, muitas de nossas relações estão sempre expostas a riscos. Seja um incêndio repentino na cozinha do restaurante ou danos à sua casa por um terremoto repentino de alta magnitude. Dependendo da natureza do acidente, você pode sofrer uma terrível perda de ativos, documentos ou até mesmo nossas vidas. Os incêndios florestais mais recentes , como os da Califórnia e da Austrália, custaram às empresas mais de bilhões de dólares em ativos perdidos, além de produtividade.
Há tanta coisa que você pode perder como empresa simplesmente perdendo documentos importantes. Esses documentos incluem contratos, documentação financeira, permissões de licenciamento e outros documentos semelhantes. Pense nisso: quando um terremoto ou uma enchente repentina ocorre, você realmente não tem tempo para salvar outra coisa senão apenas garantir que está seguro. Portanto, é nesse período que a maioria dos seus ativos é perdida.
Obviamente, você pode investir em equipamentos especiais para uso em emergências, como sprinklers, um extintor eficiente ou até mesmo adquirir um seguro residencial - mas as perdas ainda existem. Mesmo com todos esses recursos, os riscos não são totalmente mitigados. Com nossa crescente dependência do mundo virtual, sempre há uma saída.
E, por mais que venha com deficiências, também vem com uma mão amiga. Portanto, existem várias maneiras de manter seus ativos seguros no mundo virtual. Para proteger seus documentos comerciais e outros papéis importantes, você sempre pode salvá-los online. No entanto, você precisará transformá-los em cópias digitais.
Tecnologia em nuvem para manter documentos em segurança
Quando foi introduzida, a tecnologia da nuvem parecia ciência de foguetes para muitos, especialmente os que não conheciam a tecnologia. No entanto, ao longo dos anos, a tecnologia em nuvem está se tornando mais popular entre pequenas e grandes empresas. Isso ocorre porque oferece espaço de armazenamento bastante generoso para armazenar seus arquivos e pastas. Além disso, o serviço tornou-se bastante barato
Recentemente, serviços de terceiros, como Google Cloud, Dropbox, Amazon drive e muitos outros, introduziram um serviço semelhante, permitindo armazenar documentos importantes fora do local. Assim, você sempre terá seus documentos na ponta dos dedos. Independentemente do desastre natural, seus documentos estão sempre seguros no armazenamento em nuvem.
Com o passar do tempo, esses serviços melhoram a cada atualização. Atualmente, você pode definir seu armazenamento na nuvem com um processo de sincronização automática. Portanto, você não precisa se preocupar em gastar muito tempo fazendo backup manual de seus dados. Além disso, esses serviços de tecnologia em nuvem também oferecem segurança consideravelmente boa.
Fazer uma cópia digital de documentos adiciona uma sobrecarga de protegê-la de ameaças cibernéticas, porque os PDFs também podem ter o vírus . Como bônus, a maioria desses serviços vem com espaço de armazenamento gratuito e exige a compra de mais por uma taxa menor.
Usando servidores independentes
Sempre ouvimos esse termo usado em alguns desses filmes nerd ou policial de Hollywood. Sim, esses servidores internos existem. E para uma empresa, não é ruim investir em uma. Se sua empresa está tão preocupada com a segurança, um servidor interno pode ser uma ótima idéia. Para evitar riscos de falha e falha, lembre-se de criar seus servidores com redundância em mente.
Portanto, um servidor interno por si só não oferece muita ajuda em caso de desastre, como incêndios, inundações ou terremoto. Porque, assim como os outros dispositivos internos, os servidores também quebram e são danificados. Portanto, você deve ter servidores de backup fora do local. Esta opção, portanto, pode ser um pouco cara. Portanto, dependendo do seu negócio, pode funcionar alguns e não para outros.
Os bons discos rígidos externos OL e pen drives
No mundo de hoje, pode parecer estranho encontrar um empresário ou estudante que não possua pelo menos um pendrive com o menor espaço de armazenamento. Para empresas menores, você não precisa se preocupar em investir em servidores sofisticados que provavelmente irão consumir três quartos da sua receita anual.
Um disco rígido externo de boa qualidade fará o truque. E a vantagem é que é portátil e leve, permitindo que você o carregue para qualquer lugar com você. E sim, é um disco EXTERNO para que você não precise mexer com o interior do seu PC de mesa em caso de emergência. As deficiências desses dispositivos menores são que eles podem parar de funcionar repentinamente, ficar danificados ou se perder. Portanto, para não perder seus dados valiosos, sempre faça backup dos dados em vários dispositivos.
Armazenando cópias físicas fora do local
Não custa nada ir à escola duplicando cópias dos seus documentos e armazenando-os fora do local. Às vezes, você pode ter um arsenal de documentos e digitalizar alguns pode ser impraticável. Ou você pode simplesmente querer ter cópias físicas também. Assim, você sempre pode fazer cópias e armazená-las em instalações de armazenamento externas, cofres bancários ou mesmo em seu escritório em casa, se você é proprietário de uma pequena empresa. Essa opção também é ótima para armazenar as cópias originais dos seus documentos.
Protegendo o espaço de armazenamento físico
No estágio em que estamos, a manutenção de arquivos e documentos físicos deve ser considerada um backup para armazenamento de documentos. No entanto, mesmo com a documentação de backup, você deve garantir que os armazena em um ambiente seguro. As opções de armazenamento físico, como cofres bancários, têm sua parcela de segurança e proteção, que normalmente é confiada ao banco.
No entanto, se você pretende armazenar seus documentos e arquivos em seu escritório em casa, espaços comerciais ou mesmo no escritório, tome medidas para proteger o documento. Invista em armários de metal de alta densidade à prova d'água e à prova de fogo e caixas de segurança, por exemplo.
A busca por proteger seus ativos não deve ser um trabalho minucioso, especialmente com as constantes mudanças revolucionárias em nosso mundo virtual. Certamente, não podemos mitigar os riscos de todas as perdas iminentes em caso de desastres naturais. No entanto, existem várias maneiras (que podem ser aplicadas simultaneamente) para garantir que seus documentos mais importantes sejam mantidos em segurança, mesmo em meio a um desastre natural.
Há tanta coisa que você pode perder como empresa simplesmente perdendo documentos importantes. Esses documentos incluem contratos, documentação financeira, permissões de licenciamento e outros documentos semelhantes. Pense nisso: quando um terremoto ou uma enchente repentina ocorre, você realmente não tem tempo para salvar outra coisa senão apenas garantir que está seguro. Portanto, é nesse período que a maioria dos seus ativos é perdida.
Obviamente, você pode investir em equipamentos especiais para uso em emergências, como sprinklers, um extintor eficiente ou até mesmo adquirir um seguro residencial - mas as perdas ainda existem. Mesmo com todos esses recursos, os riscos não são totalmente mitigados. Com nossa crescente dependência do mundo virtual, sempre há uma saída.
E, por mais que venha com deficiências, também vem com uma mão amiga. Portanto, existem várias maneiras de manter seus ativos seguros no mundo virtual. Para proteger seus documentos comerciais e outros papéis importantes, você sempre pode salvá-los online. No entanto, você precisará transformá-los em cópias digitais.
Tecnologia em nuvem para manter documentos em segurança
Quando foi introduzida, a tecnologia da nuvem parecia ciência de foguetes para muitos, especialmente os que não conheciam a tecnologia. No entanto, ao longo dos anos, a tecnologia em nuvem está se tornando mais popular entre pequenas e grandes empresas. Isso ocorre porque oferece espaço de armazenamento bastante generoso para armazenar seus arquivos e pastas. Além disso, o serviço tornou-se bastante barato
Recentemente, serviços de terceiros, como Google Cloud, Dropbox, Amazon drive e muitos outros, introduziram um serviço semelhante, permitindo armazenar documentos importantes fora do local. Assim, você sempre terá seus documentos na ponta dos dedos. Independentemente do desastre natural, seus documentos estão sempre seguros no armazenamento em nuvem.
Com o passar do tempo, esses serviços melhoram a cada atualização. Atualmente, você pode definir seu armazenamento na nuvem com um processo de sincronização automática. Portanto, você não precisa se preocupar em gastar muito tempo fazendo backup manual de seus dados. Além disso, esses serviços de tecnologia em nuvem também oferecem segurança consideravelmente boa.
Fazer uma cópia digital de documentos adiciona uma sobrecarga de protegê-la de ameaças cibernéticas, porque os PDFs também podem ter o vírus . Como bônus, a maioria desses serviços vem com espaço de armazenamento gratuito e exige a compra de mais por uma taxa menor.
Usando servidores independentes
Sempre ouvimos esse termo usado em alguns desses filmes nerd ou policial de Hollywood. Sim, esses servidores internos existem. E para uma empresa, não é ruim investir em uma. Se sua empresa está tão preocupada com a segurança, um servidor interno pode ser uma ótima idéia. Para evitar riscos de falha e falha, lembre-se de criar seus servidores com redundância em mente.
Portanto, um servidor interno por si só não oferece muita ajuda em caso de desastre, como incêndios, inundações ou terremoto. Porque, assim como os outros dispositivos internos, os servidores também quebram e são danificados. Portanto, você deve ter servidores de backup fora do local. Esta opção, portanto, pode ser um pouco cara. Portanto, dependendo do seu negócio, pode funcionar alguns e não para outros.
Os bons discos rígidos externos OL e pen drives
No mundo de hoje, pode parecer estranho encontrar um empresário ou estudante que não possua pelo menos um pendrive com o menor espaço de armazenamento. Para empresas menores, você não precisa se preocupar em investir em servidores sofisticados que provavelmente irão consumir três quartos da sua receita anual.
Um disco rígido externo de boa qualidade fará o truque. E a vantagem é que é portátil e leve, permitindo que você o carregue para qualquer lugar com você. E sim, é um disco EXTERNO para que você não precise mexer com o interior do seu PC de mesa em caso de emergência. As deficiências desses dispositivos menores são que eles podem parar de funcionar repentinamente, ficar danificados ou se perder. Portanto, para não perder seus dados valiosos, sempre faça backup dos dados em vários dispositivos.
Armazenando cópias físicas fora do local
Não custa nada ir à escola duplicando cópias dos seus documentos e armazenando-os fora do local. Às vezes, você pode ter um arsenal de documentos e digitalizar alguns pode ser impraticável. Ou você pode simplesmente querer ter cópias físicas também. Assim, você sempre pode fazer cópias e armazená-las em instalações de armazenamento externas, cofres bancários ou mesmo em seu escritório em casa, se você é proprietário de uma pequena empresa. Essa opção também é ótima para armazenar as cópias originais dos seus documentos.
Protegendo o espaço de armazenamento físico
No estágio em que estamos, a manutenção de arquivos e documentos físicos deve ser considerada um backup para armazenamento de documentos. No entanto, mesmo com a documentação de backup, você deve garantir que os armazena em um ambiente seguro. As opções de armazenamento físico, como cofres bancários, têm sua parcela de segurança e proteção, que normalmente é confiada ao banco.
No entanto, se você pretende armazenar seus documentos e arquivos em seu escritório em casa, espaços comerciais ou mesmo no escritório, tome medidas para proteger o documento. Invista em armários de metal de alta densidade à prova d'água e à prova de fogo e caixas de segurança, por exemplo.
A busca por proteger seus ativos não deve ser um trabalho minucioso, especialmente com as constantes mudanças revolucionárias em nosso mundo virtual. Certamente, não podemos mitigar os riscos de todas as perdas iminentes em caso de desastres naturais. No entanto, existem várias maneiras (que podem ser aplicadas simultaneamente) para garantir que seus documentos mais importantes sejam mantidos em segurança, mesmo em meio a um desastre natural.
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